PLANNING IN EEN NETWERKORGANISATIE donderdag 10 mei 2012
Het ‘nieuwe werken’ is niet meer te stuiten.
De beschikbaarheid van internet-kwaliteit en betrouwbare en effectieve ICT, maakt het niet meer nodig dat de medewerkers van een organisatie daadwerkelijk op een plek bij elkaar komen. Het kantoor is virtueel geworden. Een voorbeeld:
- “Alle informatie die ik nodig heb om een groot deel van mijn werk te doen is digitaal. Natuurlijk heb ik zo nu en dan overleg en zal ik in een bespreking soms makkelijker resultaten boeken. Ook wil ik op de hoogte blijven van het wel en wee van mijn collega’s. En vier ik graag mijn verjaardag samen met hen met koffie en taart.
- Voor het overige regel ik mijn eigen werk en probeer ik juist efficiënt met mijn tijd om te gaan. Afspraken buitenshuis worden zoveel mogelijk geografisch geclusterd om onnutte reistijd te voorkomen. Er zijn thuis en onderweg altijd mogelijkheden om op mijn laptop, PC of smartphone door te gaan met het werk. Daardoor ben ik veel productiever geworden en kan ik me beter concentreren op mijn werk. Vooral ook omdat ik nu door mijn organisatie wordt ingezet op taken waar ik goed in ben en het daarom ook leuk vindt om die te doen. Met de collega’s en de mensen van andere organisaties waar ik in mijn werk mee te maken heb kan ik ook zo heel goed samenwerken.”
Wat hier zichtbaar wordt zijn de contouren van een “netwerk-organisatie”. Er zijn taken en werkzaamheden. Daaraan wordt met anderen van binnen of buiten de organisatie gewerkt. Dat gebeurt op verschillende plaatsen. Bij elke taak is een netwerk te zien en bijna altijd geldt dat iemand meerdere taken heeft en daarom ook in meerdere netwerken verkeert.
In dit voorbeeld zit iemand in 3 taaknetwerken, heeft hij 2 bazen, meerdere collega’s en externe partners. Elk lid heeft zelf ook weer een vergelijkbare structuur. Alles over elkaar gelegd geeft dat een verbazingwekkend omvangrijke netwerkstructuur. De medewerker zelf geeft in belangrijke mate vorm aan zijn werkzaamheden.
Hoe wordt binnen deze open structuur de voortgang bewaakt en en vindt er de distributie van tijd en andere middelen plaats?
Een organisatie heeft een heleboel mogelijkheden om dit vorm te geven. Maar deze middelen - o.a. voortgangslijsten, planningen, werkoverleg, functioneringsgesprekken, tijdschrijven, e.d.- verliezen sterk aan betekenis binnen het “nieuwe werken”.
Er zijn nieuwe instrumenten nodig om effectiviteit en efficiëntie te bewaken. En de planning en afhandeling van werkzaamheden te kunnen volgen.
Kernbegrippen daarbij zijn: communicatie, gedeelde verantwoordelijkheid, gelaagdheid, overzicht over het eigen netwerk, flexibiliteit en ...
...de erkenning dat bij planning de vooraf beschreven werkelijkheid altijd anders is dan wat zich in de praktijk voordoet. Leg daarom in een planning niet meer vast dan nodig is. Erken dat de toekomst onkenbaar is. Dat het altijd anders loopt dan rationeel kan worden bedacht. Planning in netwerkorganisaties is een kwestie van stapsgewijs toegroeien naar een globaal omschreven eindresultaat.
Deze vorm van voortgang-planning gaat in netwerkorganisaties hand in hand met een nieuwe sturing waarbij medewerkers worden aangesproken op dat wat ze goed kunnen, waar taken en middelen op strategisch niveau worden gedistribueerd en informatieoverdracht wordt gestimuleerd, die afstemming en coördinatie mogelijk maakt.